En el tráfico jurídico nos podemos encontrar con un documento público extranjero que debe ser legalizado en España así como con documentos públicos españoles que necesitan su legalización en el extranjero.
Por ello deberemos tener presente:
(i) si el Estado del que proviene el documento en cuestión forma parte del Convenio de la Haya, el documento necesita la Apostilla para estar correctamente legalizado en España, y (ii) si el Estado del que proviene el documento no forma parte del Convenio de la Haya el documento necesita el triple visado anteriormente referido, por parte del Ministerio de Exteriores del país emisor, por parte Consulado de España en el país emisor, y por parte del Ministerio de Exteriores en España.
Asimismo, si nuestra intención es que un determinado documento público español tenga plenos efectos en un tercer país deberemos saber si el citado país forma parte del Convenio de la Haya. Si forma parte será suficiente con apostillar el documento, y en su caso, traducirlo al idioma oficial del país en cuestión. Si el país receptor del documento no forma parte del Convenio de la Haya será necesario consultar la legislación del citado país a fin de conocer los trámites necesarios para el documento público español tenga plenos efectos jurídicos.
Requisitos formales que debe contener un documento público extranjero para que ser considerado documento auténtico en España.
I.- . La Apostilla de la Haya
Es un método simplificado de legalización de documentos a efectos de verificar su autenticidad en el ámbito del Derecho internacional privado.
¿Que es un Documento Publico ?
Son documentos públicos:
Los emitidos por una autoridad o funcionario público.Los documentos notariales.
Los documentos judiciales,
Los documentos mercantiles.
Las traducciones juradas de documentos públicos.
Los Títulos académicos
Los certificados médicos.
Estos documentos extranjeros han de ser legalizados para que desplieguen su eficacia jurídica en España.
El modo y la manera de legalizar estos documentos esta contenido en un Convenio Internacional que España firmo el día 5 de octubre de 1961 llamado Convenio de la Haya y que posteriormente entro en vigor diecisiete años mas tarde ya casi en la democracia el 25 de septiembre de 1978.
Mediante la firma por España del El Convenio de la Haya se suprimió la exigencia de legalización de documentos públicos extranjeros estableciendo las formalidades que debe contener el documento para que sea considerado válido, en cada uno de los países que han suscrito el convenio.Los países que forman parte del Convenio de la Haya reconocen la autenticidad de los documentos expedidos en otros países por el hecho de llevar a citada Apostilla.
El trámite de legalización única consiste en colocar sobre el propio documento público una Apostilla o anotación que certificará la autenticidad de la firma de los documentos públicos.
La Apostilla puede aplicarse en documentos dimanantes de una autoridad o funcionario del Estado, en los documentos administrativos y en las certificaciones oficiales de documentos privados.
Cuando un documento público extranjero lleva estampada la Apostilla de la Haya supone que automáticamente el citado documento se encuentra correctamente legalizado, e incluso en algunos supuestos, cuando el documento extranjero es una sentencia supone que ésta puede ser directamente ejecutada, tal y como sostiene el Auto de 20 de febrero de 2009, de la Sección 3ª de la Audiencia Provincial de Tarragona (Rec 583/2008 ponente Manuel Sánchez Galán).
En la actualidad en España se ha puesto en marcha un nuevo sistema de emisión de Apostillas para legalizar documentos públicos españoles que deban surtir efectos en el extranjero.
Este nuevo sistema permite emitir la Apostilla tanto en papel como de forma electrónica, e incorpora un único Registro electrónico de todas las Apostillas emitidas a través de este nuevo método.
II. Documentos que provienen de países que no forman parte del Convenio de la Haya
a) verificar Si existe convenio bilateral en la materia de la que el documento proviene y que pudieran eximir de la exigencia de legalización.
b) Si no existe convenio,
Hay que aplicar la triple legalización:
i.- El documento deberá ser visado por el Ministerio de Exteriores del país emisor del documento.
ii.- Posteriormente el documento deberá ser sellado por el Consulado de España en el citado país
iii.- Finalmente, dicho sello o firma deberá ser confirmado por el Ministerio de Exteriores en España.
Denegación de la legalización de un documento por el Ministerio de Asuntos Exteriores Español
a.- Cuando no se trate de un documento público, ni de un documento privado elevado a público mediante legitimación notarial de la firma de los otorgantes.
b.- Cuando no contenga las necesarias legalizaciones previas.
c.- Cuando las firmas que deben legalizarse no se encuentren depositadas en el registro de la Sección de Legalizaciones del MAEC.
Contra esta denegación cabe interponer los recursos que la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común establece para los actos administrativos.
Charo Garcia Mariscal
Abogado Internacional